2024年1月1日より、電子取引を行った場合の請求書等の電子データについては、原則、取引年月日等の項目によりデータを検索できる検索要件等を満たす形で保存する必要があります。
ただし、令和５年度税制改正により、検索要件について大幅な緩和が行われ、一定の条件を満たす場合には検索要件を満たさなくとも、電子保存ができるようになりました。
電子データ保存の検索機能の要件とは
原則、保存した帳簿や書類の電子データは、必要なときにいつでも確認できるようにするため、以下の検索機能が必要とされています。
①取引年月日、取引金額、取引先で検索できる
②日付または金額の範囲指定で検索できる
③2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる
なお、②③については、税務調査等でデータのダウンロードに応じることができるようにしている場合には不要となります。
また、検索機能の簡易的な方法として、
・表計算ソフト等で索引簿を作成し、表計算ソフト等の機能で検索する
・規則的なファイル名（日付・金額・取引先）を付け、特定のフォルダに保存し、フォルダの検索機能を活用する
等があります。
専用のソフトウエア等を購入しなくても、検索機能の確保が実現できます。
■国税庁
電子取引データの保存法をご確認ください
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf
検索機能の確保不要の対象者
令和５年度税制改正により、電子帳簿等保存制度の見直しが行われ、税務調査等で電子データのダウンロードに応じることを前提に、以下の対象者は検索機能が全て不要となりました。
・基準期間(２課税年度前)の売上高が5,000万円以下の保存義務者
・基準期間(２課税年度前)の売上高が5,000万円を超える場合でも、電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者
■国税庁
電子帳簿保存法の内容が改正されました
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf
検索機能が不要でも、日頃から書面の整理を行うことをお勧めします
税務調査等で求められた際に、遅滞なく「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにするには、下記のような整理方法が考えられます。
①課税期間ごとに、取引年月日その他の日付の順にまとめて、取引先ごとに整理する
②課税期間ごとに、取引先ごとにまとめて、取引年月日その他の日付の順に整理する
③書類の種類ごとに、①又は②と同様の方法で整理する
どの整理方法も規則性が必要な作業となりますので、日頃から整理しておくのが良いでしょう。
■国税庁
電子帳簿保存法一問一答 問46
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
〒562-0003
