令和5年度税制改正により、「給与所得の源泉徴収票」と「給与等の支払明細書」について、電子交付する際に必要な承諾手続が簡略化されました。
改正前は、源泉徴収票等を電子交付するには、受給者である従業員等にあらかじめ電子交付方法の種類と内容を示し、電磁的方法又は書面による承諾を得ることが必要でした。
改正後は、「給与支払者が定める期限までに承諾に係る回答がない時は承諾があったものとみなす」という通知を、あらかじめ受給者に行い、上記期限までに受給者から回答がなかった場合には、承諾を得たものとみなされます。（みなし承諾）
受給者への通知の具体的な方法
通知方法は、法令上特に規定はないものの、電子メールの送信、書面の交付などの手段で、受給者へ「確実な通知」を行う必要がありあす。
「確実な通知」を行う注意点として、給与支払者が社内情報共有ツール等を利用して、対象の全従業員向けに発信した際に、一部の従業員等が閲覧できないことが起こらないように、あらかじめ閲覧権限の設定等の確認が必要です。
また、通知に対する承諾の回答期限についても特に定めはないので、受給者の勤務状況等を考慮し、回答に必要な期間を十分に見積もって設定しましょう。
従来通り、電子交付に承諾を得る必要がある事項
みなし承諾の対象となるのは「給与所得の源泉徴収票」と「給与等の支払明細書」のみとなり、それ以外の下記の事項については、従来通り従業員等から電磁的方法又は書面で承諾を得ることが必要です。
・退職所得の源泉徴収票、退職手当等の支払明細書
・公的年金等の源泉徴収票、公的年金等の支払明細書
・オープン型証券投資信託収益の分配の支払調書
・配当等とみなす金額に関する支払調書
・上場株式配当等の支払通知書
・特定口座年間取引報告書
・特定割引債の償還金の支払通知書
・未成年者口座年間取引報告書
電子交付の方法と要件
電子交付には、次の方法があります。
①電子メールで直接送付する
②源泉徴収票等のデータをネット上にアップロードし、社内ネットワークやインターネットにより受給者がアクセスして閲覧する
③CD等の媒体に記録して交付する
なお、電子交付の際には、下記の要件を満たす必要があります。
・受給者等ごとに作成されたファイルに記録されている記載事項について、パソコン等で表示や書面への出力ができること
・①および②の場合、電子交付したことを通知すること
源泉徴収票等を電子交付する場合、データを改変できないような措置は求められてはいませんが、真実性等を担保するためには、電子署名を付し電子証明書を添付するのが望ましいです。
■給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm
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