令和6年1月1日より、メールやクラウド上で受け渡しが行われた請求書等の電子取引のデータは、電子保存が義務化されましたが、同じ内容の書類を書面（紙）でも受け取った場合、それぞれの保存はどうするのが正解なのでしょうか。
電子データと書面、どちらを正本として取り扱うかにより、その保存範囲が変わってきます。
電子取引とは
電子取引とは、電子メールやホームページ、クラウドサービス、EDIシステム等を利用し、取引情報をやりとりした取引のことです。
■具体的な電子取引
・電子メールによる請求書や領収書などのデータの受領（PDFなど）
・ホームページからのデータのダウンロード、もしくは表示されているデータのスクリーンショットの利用
・クラウドサービスを利用した電子請求書、電子領収書などの授受
・クレジットカード・ICカードなどの利用明細や支払いデータを使ったクラウドサービスの利用
・EDIシステムの利用
・ペーパーレス化に対応したFAX機能を有する複合機の利用
・DVDやUSBなどの記録媒体を介して行う請求書や領収書などのデータの受領
書面のみの保存で足りるケース
上記のような、書面ではなく電子データでやりとりした情報が電子保存の対象となりますが、取引先によっては、電子データと同じ内容のものを書面で送付してくる場合もあるのではないしょうか。
電子データと書面が同一の場合、取引先との間で書面を正本として取り扱うことを取り決めている場合、書面のみの保存で構いません。
書面と電子データの両方を保存するケース
書面と電子データを授受し、書面を正本とする取り決めがあった場合でも、電子データの保存が必要なケースがあります。
例えば、メールと書面で受け取った見積書について、見積もり内容の補足をメールのみでやり取りした場合、電子メールの保存も必要となります。
書面（＝正本）で受け取った取引情報を補完するような内容が電子データに含まれているとき、書面と電子データの両方を保存しなければなりません。
■国税庁 お問合せの多いご質問
紙と電子データの重複
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf
〒562-0003
