令和4年1月1日から改正電子帳簿保存法がスタートしましたが、メール等の電子取引に係る取引情報の電子データは、令和4年度改正の宥恕措置により、令和5年12月31日までの2年間は、申請せずに書面での保存も認められます。
令和6年1月1日からは書面保存が認められないため、事業者はそれまでに電子取引の電子データ保存の対応を準備しておく必要があります。
また、受領側だけでなく、交付側にもその保存義務が課されます。
たとえ押印した請求書等の紙を自社の控え用として保存していても、それをPDF等データに変換して、取引先に送信している場合には、そのPDF等データを保存する必要があります。
電子取引における取引情報とは
電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」とされており、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書…その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」とされています。
よって、受領した書類だけでなく、交付する書類に記載される事項も取引情報に含まれますので、電子取引で取引情報に係る電子データを受け取る側（受領した電子データ）だけでなく、交付する側（交付した電子データ）にも保存の義務が課せられています。
取引情報に係る電子データとは
保存対象となる取引情報に係る電子データとは、簡単にいうと、「紙でやりとりしていた際に保存が必要な情報が含まれる電子データ」とされています。
具体的には、請求書、領収書、契約書などの電子データが該当します。
また、メール本文に請求書等の記載事項が記されている場合は、メール自体が保存対象となります。
ExcelやWordなどのソフトで作成した請求書、領収書、契約書等を印刷し押印した後に、PDF等にして取引先にメール送信することもあるかと思います。
この場合、メール等で取引情報をデータ送信しているため、「電子取引」に該当し、PDF等の保存が必要となりますが、PDF化前の印刷した紙については、保存義務はありません。
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